获奖后管理常见问题
一旦机构收到官方奖励, 评奖前服务将与项目负责人合作，确保提供包括最终预算在内的所有必要信息. 一旦所有这些都被接收, 将在三个工作日内提供给奖励后管理部门，以便建立赠款指数.
获奖通知后, 奖励前服务人员将根据内部预算签字审查赞助机构的奖励预算. 如果自奖励时间以来附加费率发生了变化，则将适用新的费率，并且PI需要相应地调整预算.
一旦项目负责人将当前更新的预算返回给授奖前服务, 创建新索引号的请求将在三个工作日内提供给奖励后管理部门.
由批准项目的机构出具的授标信和/或最终执行的授标协议. 获奖文件必须包含:
- 奖励执行期的开始和结束日期
- 项目总资助金额
- 奖励的条款和条件
如果奖项尚未最终确定, 除上述资料外, PI必须提交一份预支账户申请表和一份赞助商的信，其中写明他们授权申博太阳城开始承担费用.
PI将收到一封来自奖励后管理团队的资助会计的电子邮件通知，其中包含奖励/赞助机构的详细信息, 索引号, 项目的日期, 以及必要的附加信息. 这封电子邮件将表明索引已经准备好并可供使用.
请参阅 获奖后管理团队联系名单.
如果奖项尚未最终确定, PI必须提交一份预付款申请表和赞助商的一封信，其中包括以下内容:
- 项目开工日期
- 项目总金额
- 根据预申请表格的要求，NJIT的预奖励预算
- 他们授权申博太阳城开始承担费用
一旦预先申请表格被研究和财务办公室批准, 将在三个工作日内提供给Post-Award进行指数设置.
财务义务是指为特定用途承诺的资金，并以书面形式记录和定义. 采购订单就是一个例子, 一份员工合同, 合同:签署的合同或其他协议, 杰出的发票, 或其他支出资金的承诺.
在奖助金的开始日期之前或奖助金的结束日期之后，奖助金可能不会被支付.
首席研究员和部门支持人员可以访问拨款预算摘要, 实际费用明细, 费用备份文件, 以及对Banner自助服务具体奖项的承诺. 有关如何访问的培训和信息，请访问 金融网站-横幅金融资源.
授予的支出必须在授予或合同的履行期内发生. 在开始日期之前的任何支出都需要赞助商的批准，在结束日期之后的任何支出都需要赞助商在费用发生之前的无成本延期.
授予协议提供了授予的条款和条件. 所有符合条件的费用都应列在与提案一起提交的预算说明中, 最终批准的预算, 并且必须分配给项目的目标. 这取决于费用的类型, 在开始购买之前，可能需要赞助商的事先书面批准.
直接成本是指那些可以用特定的最终成本目标具体确定的成本, 比如联邦裁决, 或其他内部或外部资助的活动, 或者可以直接分配给这些活动，相对容易，准确度高. 直接成本的例子包括你的补助金、薪水和福利, 分包, 设备, 旅行, 以及用于实施项目的材料和用品的成本.
间接成本是根据赞助商或联邦政府批准的百分比向项目收取的. 它们代表了大学在提供研究设施和行政支持方面的费用估计. 这个百分比是根据直接成本计算的，并自动记入项目费用.
在类似情况下为同一目的而发生的费用必须一贯地视为直接或间接的(F&)成本.
从预算年度到预算年度的资金结转取决于奖励和赞助商规定的条款. 奖励协议将规定是否需要结转资金批准还是自动批准.
如果需要批准结转资金，PI必须配合 Pre-Award服务 获得赞助商批准的正式通知
成本(费用)转移——是成本(人工和非人工)从一个赞助或非赞助奖项转移到另一个赞助奖项的事后转移. 当费用需要从一个指数追溯地重新分配到另一个指数时，其中一个或两个指数都是赞助奖，这就完成了.
Cost transfers may be necessary to (a) distribute clearing account expenses; (b) correct salary distribution estimates; or (c) correct clerical, 记账, 或者数据输入错误.
不允许的成本转移的例子有:
•弥补其他非赠款或赠款资金的成本超支或赤字余额
•使用赞助奖项的未使用资金
•用于成本管理策略
•使用任何其他方便的原因
必须填写成本转移表格，并提供以下资料:
- 您要求将费用转入/转出的索引和帐号
- 对原始费用的日期和描述进行详细的分类和支持
- 需要解释请求调职的原因.
一般, 成本转移的解释应说明为什么费用最初被记入一个账户或项目, 为何费用须转入/转出补助金帐户, 如果电荷被转移, 根据你的奖项的条款和条件，是否允许和分配费用.
此外，超过90天的交易需要进一步的理由/解释. 任何超过90天的调整, 给人一种赠款没有受到定期监控的感觉，这是一个审计标志. 这些实例需要额外的文档, 明确的解释和纠正措施，以防止未来的错误.
应每月或至少每季度检讨奖助金，以确定是否需要任何调整.
首席研究员必须确保转移的费用是适当的，并且是根据奖励条款允许的拨款或合同支出. 如果是这样，PI必须填写成本转移申请表.
如果他们符合授予条款的条件，那么后续单位将审查和处理费用转移. 如果没有足够的证据支持该费用的可接受性，奖后管理部门有充分的权力要求提供更多的信息或拒绝对赠款基金的费用进行记录. 在这种情况下，费用必须记入部门或大学基金.
不允许的成本转移的例子有:
•弥补其他非赠款或赠款资金的成本超支或赤字余额
•使用赞助奖项的未使用资金
•用于成本管理策略
•使用任何其他方便的原因
联邦法规规定了允许进行成本转移的时间. 为了遵守这些规定, 申博太阳城的政策是，所有的费用转移必须在发现任何错误后的90天内进行.
•超过90天的交易需要证明/解释. 任何超过90天的调整, 给人一种赠款没有受到定期监控的感觉，这是一个审计标志.
•这些情况需要额外的文件, 明确的解释和纠正措施，以防止未来的错误.
鉴于每月补助金工资报告的及时审查是预期的, 劳动力转移不应频繁发生，并且必须包括详细的文件，说明为什么需要转移. 赞助奖项的劳动力转移需要书面证明和PI批准，并且必须根据资助会计的要求在成本转移表上提供.
一旦该转移获得奖励后管理部门的批准, PI需要与所在学院的劳动力再分配发起者合作，处理劳动力再分配. 请参阅 劳动再分配金融网站 了解更多信息.
PI必须从授予协议中确认授予的重新预算条件和/或限制.
如果有以下影响，一些预算转移将需要额外的批准，如果PI提出要求，必须获得主席和院长的批准:
•将学年释放时间转换为暑期工资或任何其他类别.
减少学生资助(津贴和/或学费)
•F值降低&A(间接/间接成本费用)
以下例子可能需要保荐机构的批准，只有在批准文件形成后才会转移:
•项目范围或目标的变化
•间接成本的变化
PI和/或PI和其他关键人员工作百分比的变化(增加或减少25%)
•长时间没有PI(通常超过3个月)
•学生支持(津贴和/或学费)的变化
•超过重新预算的允许限制阈值
•设备的变化
•分包合同的变更
跨多个联邦机构的事先批准矩阵: 预算变更批准矩阵
索取表格副本及提交预算修订要求, 请与您指定的拨款会计联系 获奖后管理团队联系名单.
注意:如果需要担保人批准, 预算转移将不会完成，直到申博太阳城在发生重大变化之前获得该机构的正式批准和授权.
教职员工和某些教学人员在夏季期间从事赞助的研究项目，有资格获得夏季工资.
聘期为12个月的员工, 一些教学人员和兼职员工通常没有资格获得夏季研究工资.
教职员工和某些教学人员在夏季期间从事资助的研究项目，根据他们为期9个月的学术合同，有资格获得高达其学年工资的三分之一.
根据保荐人奖励和机构规定的额外要求，这可能会有一些限制.
夏季研究期从学年毕业日的第二天开始. 暑期工作总时数不得超过420小时, 12个工作周，每周工作35小时(70小时或两周等于一个发薪期).
负责研究的高级副教务长将在4月份发出一份夏季薪酬备忘录，其中包括夏季薪酬期的详细信息, 夏季PAF提交截止日期, 和需求.
No. 暑期工资是在暑期研究完成的同一时期内赚取和支付的. 在学年期间付出的努力不符合暑期工资的条件.
根据eCFR 200要求进行努力报告.430补偿-个人服务.
•现有的流程和体系允许合理地近似实际执行的活动;
•制度必须承认事后确认或确定原则，使分配的成本代表实际成本.
•合理地反映雇员从非联邦实体获得报酬的全部活动, 不超过获补偿活动的100%, 这是由IHE对IBS的定义决定的。
•用于满足联邦奖励的费用分摊或匹配要求的雇员的薪金和工资必须以与从联邦奖励中报销的薪金和工资相同的方式予以支持.
努力报告每年分发三次-每学期一次-春季/夏季/秋季. 当工作报告可用于审查和认证时，高级副教务长将发出通知.
预计的工作报告截止日期将大致为:
春季- 7月初(由于财政年度结束流程和重制截止日期)
夏季- 9月24日
秋季- 3月31日
是的, 旅行者的批准人, 在他或她的学校, 部门, 所有公务旅行必须经部门批准.
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游客应该提前计划自己的旅行安排, 探索多种交通和住宿选择, 并尽可能提前以最具成本效益的方式完成他们的安排. 你也可以用 安东尼旅行.
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学校将报销定期商业航空公司的经济舱机票. 如果支付研究经费，旅行者必须使用美国国旗航空公司. 这所大学遵守《申博太阳城》.
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如果有商业理由或没有其他可比较的交通工具(如:交通工具)，学校将报销租车费用.g. 出租车、豪华轿车等.).
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大学将按照旅行时有效的国家里程报销率报销使用私家车进行大学业务的旅行者.
大学将按照以下方式报销旅行状态下的餐费:
如果在会议上提供任何膳食，则必须按比例计算, 由酒店或其他来源提供, 或者旅客在工作日开始或结束之前开始或结束其旅行.
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除非赞助商有限制或指导，否则大学规定适用于所有补助金或合同膳食和食品的购买.
一般来说，膳食和食品的购买是不允许在赠款基金的费用. 在这些情况下，膳食和/或食品购买是赠款目的的组成部分, 这些费用的需要应在提案中具体指出，并在预算中明确规定.
在拨款/合约资助下，不允许有娱乐开支.
旅行者必须在返回学校后45天内提交旅行费用表和所有证明文件. 审批人和下一级审批人都必须批准超过45天期限提交的差旅费用表.
在旅行日期后一年以上提交的旅行费用表只有在副总裁批准的情况下才能报销.
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旅行者的主管, PI, 指数/基金负责人或其指定人员未向旅行者报告，必须批准报销. 任何由赠款资金支付的旅行也将提交给适当的赠款会计进行审查和批准.